Lohnabrechnungen per Email versenden – effizient oder fahrlässig?

Nach der Verabschiedung der Datenschutzgesetzrevision  (DSG-Revision) im September 2020 werden gemäss Fahrplan die neuen Bestimmungen Anfang 2022 in Kraft treten.

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Neu sind Bussen bis CHF 250’000 vorgesehen!

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Viele Unternehmen versenden die Lohnabrechnungen unverschlüsselt per Email. Dieses Vorgehen entspricht nicht mehr automatisch dem neuen Datenschutzgesetz und kann gemäss DSG (Art. 35 DSG) neu mit Bussen bis zu CHF 250’000 bestraft werden. Zusätzlich können Verletzungen auch strafrechtlich verfolgt werden.

Lohnabrechnungen gehören gemäss Art. 3 DSG schon heute zu den schützenswerten Daten und dürfen  nur mit der Einwilligung jedes einzelnen Mitarbeiters unverschlüsselt versendet werden.

Folgend finden Sie eine kleine Hilfestellung, welches für Sie die richtige Art der Zustellung von Lohnabrechnungen ist:

Excent empfiehlt definitiv die Lösung mit dem employee self service (ESS), bei welchem die Mitarbeiter einen persönlichen Zugang haben. So erhalten Ihre Mitarbeiter die Lohnabrechnungen automatisch und Datenschutzkonform. Im weiteren können die Mitarbeiter Personaldaten (wie z. Bsp. Änderung des Zivilstandes) direkt selber erfassen.

Gerne beraten wir Sie für die richtige Lösung.

 

Über excent

Als Schweizweit tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Wollerau und Niederlassungen in Zürich, Affoltern am Albis und Zug ist die excent AG in den Gebieten Payroll/Lohnwesen, Accounting/Buchführung und Fiduciary/Treuhand aktiv.

Der Erfolg der excent wird dabei getragen von einem Team erfahrener Generalisten und kompetenter Spezialisten, die gleichermassen über methodische Kompetenz wie spezifisches Fachwissen verfügen. Im Zentrum aller Tätigkeiten steht die Wahrung und Vertretung der Interessen unserer Klienten.